步驟 1： 設(shè)置 Excel 數(shù)據(jù)文件

繼續(xù)進(jìn)行郵件合并向?qū)е埃?請(qǐng)確保您的 Excel 工作表和結(jié)構(gòu)化為此目的。 請(qǐng)注意下列要求，為數(shù)據(jù)表：

第一行應(yīng)包含字段名稱的每一列是例如標(biāo)題、 稱呼、 名字、 中間名、 最后一個(gè)名稱、 地址 1 和地址 2。

每個(gè)字段的名稱應(yīng)該是唯一的。

每一行應(yīng)提供有關(guān)特定物料的信息。 例如，在郵件列表中每一行可能包括特定的收件人的信息。

在表應(yīng)包含空白的行。

創(chuàng)建您的 Excel 數(shù)據(jù)文件，然后使用要用于您的信函，下面的示例數(shù)據(jù)文件中所示的該字段進(jìn)行排列。 Last Name First Name Title Address City Postal Code Country

Davolio Nancy Sales Representative 507 - 20th Ave. E. Apt. 2A Seattle 98122 USA

Fuller Andrew Vice President, Sales 908 W. Capital Way Tacoma 98401 USA

Leverling Janet Sales Representative 722 Moss Bay Blvd. Kirkland 98033 USA

Peacock Margaret Sales Representative 4110 Old Redmond Rd. Redmond 98052 USA

Buchanan Steven Sales Manager 14 Garrett Hill London SW1 8JR UK

Suyama Michael Sales Representative Coventry House Miner Rd. London EC2 7JR UK

King Robert Sales Representative Edgeham Hollow Winchester Way London RG1 9SP UK

Callahan Laura Inside Sales Coordinator 4726 - 11th Ave. N.E. Seattle 98105 USA

Dodsworth Anne Sales Representative 7 Houndstooth Rd. London WG2 7LT UK

創(chuàng)建 Excel 數(shù)據(jù)文件后，保存，并關(guān)閉該數(shù)據(jù)文件。

有關(guān)如何創(chuàng)建郵件合并地址列表的詳細(xì)信息，單擊下面的文章編號(hào)，以查看 Microsoft 知識(shí)庫(kù)中的文章：

021yin.com /kb/294688/ ) 如何設(shè)計(jì)和設(shè)置在 Word 2002 和更高版本的 Word 中的郵件合并地址列表

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步驟 2： 設(shè)置主文檔

在 Microsoft Office Word 2003 和早期版本的 Word 中，指向 信函與郵件 在 工具 菜單上，，然后單擊 郵件合并向?qū)?。

在 Microsoft Office Word 2007，單擊在 郵件 選項(xiàng)卡上 開始郵件合并 組中的 開始郵件合并 ，然后單擊 Step by Step 由郵件合并向?qū)?。

在 選擇文檔類型 ，單擊 信函 。

活動(dòng)文檔將成為主文檔。 主文檔包含在文本和對(duì)于合并文檔的每個(gè)版本都相同的圖形。 是例如，返回的地址和稱呼套用信函中的可為每個(gè)版本相同。

單擊 下一步: 正在啟動(dòng)文檔 。

請(qǐng)使用下列方法之一：

開頭的文檔窗口中當(dāng)前顯示的文檔。 為此，單擊 使用當(dāng)前的文檔 。

您可以然后文檔窗口中鍵入字母或者等待向?qū)?huì)提示您為此，在后面的步驟。

從模板開始。 要這樣做，請(qǐng)按下列步驟操作：

單擊 從模板開始 。

單擊 選擇模板 。

在 郵件合并 選項(xiàng)卡上選擇要在 選擇模板 對(duì)話框中的模板，然后單擊 確定 。

從現(xiàn)有文檔開始。 要這樣做，請(qǐng)按下列步驟操作：

單擊 從現(xiàn)有文檔開始 。

從現(xiàn)有啟動(dòng) 中，選擇所需，文檔，然后單擊 打開 。

如果看不在文檔請(qǐng)單擊 更多的文件 ，然后單擊 打開 。 在 打開 對(duì)話框找到所需，然后單擊 打開 。

單擊 下一步： 選擇收件人 。

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步驟 3： 指定 Excel 數(shù)據(jù)源

在 選擇收件人 ，單擊 使用現(xiàn)有列表 。

單擊 瀏覽 。

在 選擇數(shù)據(jù)源 對(duì)話框定位，然后單擊您要使用的 Excel 工作表。

默認(rèn)，Word 打開在"我的數(shù)據(jù)源"文件夾。

單擊 打開 。

如果在 Excel 工作表包含有關(guān)多個(gè)選項(xiàng)卡的信息，請(qǐng)選擇包含所需，信息選項(xiàng)卡，然后單擊 確定 。

數(shù)據(jù)源中的所有條目將都顯示在該 郵件合并收件人 對(duì)話框中。 此處，您可以在完善要包含在合并中的收件人列表。

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第 4 步: 選擇收件人

在 郵件合并收件人 對(duì)話框選中的收件人要包括。 為此，請(qǐng)使用下列方法之一：

使用復(fù)選框指定收件人。

此方法是非常有用，如果列表很短。 單擊以選中要包括的收件人旁邊的復(fù)選框，，然后單擊以清除要排除的收件人旁邊復(fù)選框。

請(qǐng)注意 如果您知道要包含在合并中的列表的大多數(shù)，請(qǐng)單擊 全選 ，然后單擊清除特定記錄。 同樣，如果您想要在列表中包含只有幾個(gè)記錄，單擊 全部清除 ，然后選擇所需的記錄。

排序列表中的項(xiàng)目。

此方法非常有用如果要按字母或數(shù)字順序查看項(xiàng)目。 單擊要作為排序依據(jù)的元素的該列標(biāo)題。 是例如如果要按姓氏按字母順序顯示列表，則單擊在 姓氏 列標(biāo)題。

篩選列表中的項(xiàng)目。